Det gode møde
Playmaker: Mette Ullersted
- Hvordan skaber en mødeleder møder, der rykker?
- Kan du få deltagerne til at tage ejerskab for mødet?
- Ønsker du deltagere, der går suget for energi fra mødet
Her får du fem gode råd, der får dig og dine møder til at rykke.
1) Drejebog – så har du styr på mødet
Med drejebogen i hånden er du velforberedt til mødet, du ved, hvad du vil med mødet – og det mærker dine mødedeltagere. Drejebogen bruger du til at styre dit møde med. Fokus i drejebogen er på, HVORDAN et punkt skal behandles, mens fokus i en dagsorden primært er på, HVAD vi skal arbejde med. I drejebogen skriver du dagsordenen, og hvor lang tid der er til hvert enkelt punkt.
Drejebogen hjælper dig med at holde en stram tidsplan, fordi du nemt kan ’konsekvensberegne’, når et punkt tager kortere eller længere tid end beregnet. Derfor kan du sikre dig, at der er tid til at runde mødet af på en god måde, så deltagerne ikke haster ud af døren, mens du febrilsk forsøger at konkludere.
2) Minimer diskussion – brug andre arbejdsformer
Vi behandler ofte alle vores punkter ved hjælp af diskussioner, men mange punkter har brug for en anden arbejdsform. Som mødeleder kan du i stedet lade deltagerne arbejde med korte deadlines i mindre grupper om f.eks. at prioritere indsatser, udpege potentielle udfordringer ifm. en kommende implementering, eller generere idéer til nye måder at håndtere en problemstilling på. Og det bringer et punkt videre i arbejdsprocessen.
’Diskussion’ lægger op til, at vi tilkendegiver vores mening om et bestemt punkt – men det er ikke altid det, der bringer punktet videre til en egentlig behandling og nærmere en beslutning eller handleplan. Ofte giver den frie diskussion anledning til, at vi positionerer os i to eller tre lejre, og indleder en ret forudsigelig fløjkrig.
3) Bring alle i spil – og gør diskussionerne konstruktive
For at undgå ukonstruktive diskussioner kan du bruge dogmet ’1,2 – mange’. Du beder mødedeltagerne om først at arbejde individuelt i et minut, dernæst eventuelt at tale sammen og udveksle tanker to og to, før de taler sammen i en større gruppe.
Når de arbejder alene, beder du dem f.eks. om at skrive en prøve-konklusion på et papir, komme med deres to bedste løsningsforslag til en udfordring, eller skrive argumenter for og imod et forslag. Derefter diskuterer de deres pointer med sidemanden, udvælger de mest centrale pointer. Herefter går de sammen i større grupper, udveksler og udvælger de vigtigste pointer til et givent punkt. Alle sedlerne bliver sat op, så alle kan se dem. Værktøjet giver rum for alle til at blive hørt, selv den der aldrig kommer til orde.
4) Mange spor i en talerække
Du kender det sikkert godt. Du indledte punktet med at fortælle om det, og nu har den endeløse talerække bevæget sig SÅ langt væk fra udgangspunktet, at alle har mistet overblikket over punktet. Det er mindst tre spor i diskussionen, og alle føler trang til at ytre deres mening om alle tre. Du forsøger at finde tilbage til udgangspunktet, men tiden er gået, og du må videre til næste punkt. Punktet skal derfor op på næste møde, hvilket strider mod din intention og arbejdsprocessen.
Brug mødelederrollen til at synliggøre de tre spor, bed deltagerne om at markere, hvilke spor I skal diskutere nu, og hvilke I skal lade ligge. Tag ansvaret for at det sker, ved høfligt at afbryde, eller ved at bruge princippet ’1,2, mange’ og små, korte, præcist definerede arbejdsgrupper.
5) Lad de andre konkludere
Du kan opleve som mødeleder, at have svært ved at konkludere og samle op på drøftelser, der har været diffuse og haft mange afstikkere. Du står til sidst med følelsen af, at det ikke bragte punktet videre. Det virker som om, der over mødet har hængt en stor usynlig emhætte, der suger alle diskussionerne, holdningerne, erfaringerne, forslagene og intentionerne ud af rummet, så du står tilbage med noget ukonkret.
I stedet for at du forsøger at konkluderer noget selv, så send bolden tilbage til deltagerne og bed dem – individuelt eller i mindre grupper om at lave en prøveformulering på den diskussion, der lige har fundet sted. Giv dem en tidsfrist og sæt prøveformuleringerne op, så I sammen kan danne jer overblik over konklusionerne. Formuler herefter en fælles konklusion.
Hvis det altid er mødelederens ansvar at formulere en konklusion på diskussionerne, kan det opleves som helt ’gratis’ for deltagerne at sende diskussionen på afveje og trække mange nye perspektiver og spørgsmål ind i samtalen. Hvis deltagerne ved, at de selv skal være med til at konkludere, virker det disciplinerende på de fleste og gør, at de nemmere holder sig til emnet.
Flere tips
Hvis du vil have flere idéer til værktøjer, der guider dig til et godt møde, så du undgår, at du selv og deltagerne føler sig drænet for energi af den usynlige emhætte, skulle du tage at kigge på værktøjerne i Toolboxen.
Eller læs mere på bloggen, Vejen til helvede er brolagt med uproduktivt gruppearbejde…
